איך לבחור אולם וגן אירועים לאירוע מושלם

תכנון אירוע, בין אם זו חתונה, בר מצווה או כל חגיגה משמעותית אחרת, דורש מחשבה רבה ותשומת לב לפרטים הקטנים. אחד ההיבטים החשובים ביותר הוא הבחירה בין אולם אירועים לגן אירועים, או אולי לשלב בין שניהם. אז איך תבחרו את המקום המושלם שיענה על כל הצרכים והחלומות שלכם? הנה כמה טיפים והמלצות שיעזרו לכם לבחור אולם וגן אירועים לאירוע, שיותיר חותם אצלכם ואצל האורחים שלכם.

התאמת המקום לאופי האירוע

• חשבו על סוג האירוע – כל אירוע הוא ייחודי, לכן חשוב להתאים את המקום לאופי ולסגנון המבוקש. אירועים רשמיים כמו כנסים או חתונות יוקרתיות עשויים להתאים לאולם אירועים עם עיצוב מודרני ומרשים. לעומת זאת, אירועים קלילים באווירה טבעית כמו חתונות בטבע, יתאימו דווקא בגן אירועים עם צמחייה עשירה ונוף פתוח.
• גודל המקום ומספר האורחים – אחד הפרמטרים הראשונים שיש לקחת בחשבון הוא מספר האורחים הצפוי. אולם או גן אירועים המתאים לאירוע של 100 אורחים יהיה שונה בגודלו ממקום המיועד ל-500 איש. אל תבחרו מקום גדול מדי לאירוע קטן או קטן מדי לאירוע גדול, כיוון שהתחושה במרחב עשויה להשפיע על האווירה.

עיצוב וסגנון המקום

1. עיצוב ייחודי ומרשים – אולם אירועים או גן אירועים יכולים לבלוט בזכות העיצוב שלהם, ולכן חשוב לבחור מקום עם עיצוב שמתאים לטעם האישי שלכם. האם אתם מעדיפים עיצוב כפרי וחם או אולי עיצוב אורבני ומודרני? מקומות מסוימים מציעים סגנון מינימליסטי עם קווים נקיים, בעוד אחרים מאופיינים בעיצוב עשיר עם נברשות יוקרתיות וקירות מעוצבים.
2. אפשרויות לשילוב בין אולם וגן אירועים – חלק מהמקומות מציעים שילוב בין אולם אירועים מקורה לבין גן אירועים חיצוני. אפשרות זו מאפשרת גמישות רבה, במיוחד אם אתם רוצים טקס תחת כיפת השמיים ולאחר מכן ארוחה באולם סגור וממוזג. שילוב בין השניים יכול להעשיר את חוויית האורחים וליצור מעבר נעים בין אזורים שונים במהלך האירוע.

מיקום ונגישות

• קרבה למגורי האורחים – בעת בחירת אולם או גן אירועים, שימו לב למיקומו ביחס לאורחים. אם רוב המוזמנים מגיעים מאזור מסוים, נסו לבחור מקום במרחק סביר. בחירה של מקום רחוק עלולה להוות טרחה לאורחים, במיוחד עבור מבוגרים וילדים.
• תחבורה וחניה – חשוב לבדוק האם יש מספיק מקומות חניה לאורחים, במיוחד אם האירוע מתקיים במיקום מרוחק ממוקדי תחבורה ציבורית. אפשרות נוספת היא לבדוק האם המקום מציע שירותי הסעות לאורחים, מה שיכול להקל על ההגעה ולחסוך חיפוש מתמשך אחר מקום חניה.

מזג האוויר והעונה

1. אירועים בעונות המעבר או הקיץ  – אם האירוע מתוכנן להתקיים בעונות המעבר או בקיץ, גן אירועים יכול להוות בחירה נפלאה עם אווירה טבעית תחת השמש. עם זאת, תמיד כדאי לוודא שיש גם אזור מקורה למקרה של גשם פתאומי או ימים חמים במיוחד.
2. אירועים בעונת החורף – באירועים בעונת החורף, עדיף לבחור באולם אירועים עם מערכות חימום מתקדמות ואזור פנימי מוגן. אולם עם חלונות גדולים לנוף או חימום תת רצפתי יכול להוסיף לאווירה חמימה ונעימה גם בימים הקרים ביותר.

שירותי המקום

• קייטרינג ושירותי בר – חלק מאולמות האירועים וגני האירועים מציעים שירותי קייטרינג ובר. חשוב לבדוק את התפריט, לוודא שהוא מתאים לקהל שלכם, ולבדוק האם יש אפשרות לשינויים במנות בהתאם לצרכים ייחודיים של אורחים עם אלרגיות או העדפות תזונתיות.
• תיאום ציפיות עם מנהל המקום – לפני סגירת מקום לאירוע, כדאי להיפגש עם מנהל האירועים ולהכיר את הצוות. תיאום ציפיות מוקדם בנוגע לסדר הזמנים, הציוד והשירותים שמציעים יכול למנוע הפתעות ולוודא שהמקום אכן עונה על הדרישות שלכם. 

תקציב ויחס עלות-תועלת

1. הבנת התקציב הכולל – בחירת אולם אירועים או גן אירועים לאירוע כוללת הוצאות נוספות כגון שירותי קייטרינג, עיצוב, תאורה והגברה. ערכו רשימה של כל השירותים הנדרשים ותכננו את התקציב בהתאם. זכרו לשמור חלק קטן מהתקציב להוצאות בלתי צפויות.
2. השוואת מחירים וקריאת חוות דעת – בקשו הצעות מחיר ממספר מקומות והשוו את מה שהם כוללים. השוו את השירותים הניתנים, רמות השירות והמוניטין של כל מקום, ונסו לקרוא חוות דעת מלקוחות קודמים. לפעמים שווה להשקיע מעט יותר במקום עם מוניטין טוב, שיבטיח לכם אירוע חלק ומוצלח.

אווירה ותחושת מקום

• בקרו במקום בזמן אירוע דומה – אחת הדרכים הטובות להבין אם אולם או גן אירועים מתאים לאירוע שלכם היא לבקר בו במהלך אירוע דומה. כך תוכלו להתרשם מהאווירה, מרמת השירות ומהחוויה הכללית של האורחים במקום.
• תחושת חיבור אישית – בסופו של דבר, מעבר לכל השיקולים הפרקטיים, כדאי לבחור מקום שמרגיש נכון לכם. תחושת החיבור האישי חשובה, כיוון שאירוע מוצלח הוא כזה שבו המארחים מרגישים בנוח ויכולים ליהנות מהיום המיוחד שלהם.

בחירת אולם או גן אירועים לאירוע היא שלב מכריע בתכנון האירוע המושלם. חשוב לבחון את אופי וסגנון המקום, לוודא את זמינות ונגישות המקום, להתאים את הבחירה לעונה ולמזג האוויר, ולתכנן את התקציב בצורה חכמה.